organizzare un evento

Organizzare un evento: dall’obiettivo agli imprevisti

Organizzare un evento è un’esperienza importante, emozionante e gratificante ma anche molto impegnativa se si vuole far in modo che tutto vada nel modo giusto e si ottengano i risultati desiderati.

Colui (o colei!) che segue l’intero processo dall’ideazione alla realizzazione è chiamato Event Manager o Event Planner e si occupa della progettazione, dello sviluppo, della gestione e del controllo di tutto l’evento, cominciando con la corretta interpretazione delle esigenze del committente, proseguendo con la sovrintendenza di tutte le varie fasi dell’organizzazione, fino a garantire la piena soddisfazione del cliente.

organizz_evento9Prima di iniziare ho pensato di suddividere tutto il lavoro da fare in 3 grandi aree in modo da affrontarne una alla volta:

  • Organizzare un evento – Basi dell’organizzazione: tutto ciò che va chiarito bene ancora prima di cominciare
  • Organizzare un evento – Concretizzazione: l’organizzazione vera e propria e la scelta di ogni dettaglio
  • Organizzare un evento – Comunicazione: a cui ho deciso di dedicare una parte specifica perché ritengo sia di fondamentale importanza

Vediamo insieme i vari passaggi di ogni fase al fine di non dimenticare nulla e affrontare il lavoro con l’aiuto di una buona pianificazione.

Iniziamo oggi con le “Basi dell’organizzazione”:

– Obiettivo

E’ molto importante avere bene in mente cosa si vuole ottenere dall’evento: che si tratti di lanciare un nuovo prodotto, organizzare una fiera, un meeting, ma anche una manifestazione no profit o semplicemente costruire rapporti e relazioni commerciali, dovrete avere un ritorno preciso, quindi è necessario quantificare nel modo migliore possibile introiti, fondi, offerte, immagine. Tutto il lavoro, ogni scelta, ogni dettaglio, sarà finalizzato al raggiungimento di quello che avete stabilito.

– Budget

L’investimento deve essere sempre in linea con le proprie possibilità: avete chiamato a farvi da partner sponsor che possono coprire tutto o parte delle spese? Avete chiesto finanziamenti pubblici? Una persona che si occupi di gestire le pratiche amministrative e contabili è necessaria. Oltre ai fondi necessari per le attrezzature e i servizi non dimenticate la comunicazione (di cui parleremo più a fondo la prossima volta) sia tradizionale (inviti, volantini, flyer) ma soprattutto via web e social media, la quale non ha un costo diretto ma c’è bisogno comunque di qualcuno che se ne occupi.

– Target

Individuate bene le caratteristiche e le aspettative del vostro tipo di pubblico e tenetele a mente nella scelta di ogni dettaglio.

Create una lista di invitati che comprenda personalità del settore, amministratori, autorità e giornalisti: anche se l’ingresso sarà a pagamento non lesinate sugli inviti “importanti”, i personaggi di spicco danno risonanza e prestigio all’evento, poi i mezzi di informazione lo faranno conoscere. Alla stessa stregua, e se ci sono le condizioni, può essere fatta la richiesta di Patrocinio da parte delle Istituzioni Pubbliche.

– Programma

Stabilite quanto più precisamente possibile il programma dell’evento. Dovrete sapere con esattezza cosa accadrà durante la manifestazione: orario di ingresso/registrazione, quanti relatori parleranno e in quale orario, se sono previste attività o presentazioni, orari pause e coffee break. Lasciate comunque sempre un margine di manovra perché gli imprevisti sono… “da prevedere”!!

Nelle prossime settimane, parlerò delle parti di Concretizzazione dell’evento e Comunicazione, rimanete sintonizzati!

 

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Giorgia Calcagni
Laurea in comunicazione d’impresa con 15 anni di esperienza nella comunicazione above e below the line. Ha lavorato tra gli altri per Sipra, Richard Ginori e Regione Marche
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