Organizzare un evento: concretizzazione di un evento

Riprendiamo il discorso già avviato sull’organizzazione di un evento, affrontando questa volta la seconda fase: la concretizzazione di un evento. Questa fase rappresenta il cuore vero e proprio di tutta l’organizzazione e va affrontata avendo le idee chiare e soprattutto con l’aiuto di un’efficace pianificazione.

– Location:

Tenendo sempre bene a mente l’obiettivo che volete raggiungere e il target degli invitati, scegliete accuratamente il tipo di location più adatto per accogliere ed intrattenere i vostri ospiti: una villa antica, un giardino, una piazza storica piuttosto che un modernissimo edificio industriale. Nella scelta valutate attentamente gli spazi a vostra disposizione considerando il numero di persone che riceveranno l’invito e quindi indicativamente quanti aderiranno. Facendo riferimento al programma che avete già stabilito pensate a tutte le variabili che possono riguardare lo svolgimento: gestione dei vari spazi, possibilità di installare strutture di copertura, permessi municipali, zone di parcheggio, possibilità di trasmettere musica, presenza di attrezzature varie e uscite d’emergenza.

– Staff concretizzazione di un evento

Dalla squadra che lavorerà con voi e per voi dipenderà gran parte della riuscita dell’intero evento: l’importante è che siano motivati e questo dipenderà da voi. Per riuscire a motivare e far funzionare uno staff dovrete creare un clima di collaborazione, trasmettere la vostra passione, fare incontri e riunioni, ascoltare i consigli di tutti, delegare e soprattutto responsabilizzare quanto più possibile: otterrete così un vero lavoro di squadra, inoltre ogni elemento si sentirà coinvolto personalmente nella buona riuscita dell’evento. Da non dimenticare: avere sempre qualche elemento di riserva (naturalmente che sia preparato) perché qualcuno potrebbe non essere disponibile all’ultimo momento.

– Fornitori

I fornitori sono fondamentali per la buona riuscita dell’evento: affidatevi a partner qualificati e certificati che vi garantiscano puntualità, professionalità e qualità. Testateli in prima persona e soprattutto contattateli per tempo in modo da lasciar loro il tempo necessario per organizzarsi e fornirvi il miglior servizio possibile. Dal catering all’animazione fino agli addobbi floreali e alle attrezzature da noleggiare, vi consiglio di stilare una lista completa di ogni dettaglio da spuntare di volta in volta.

– Gestione dell’evento

Preparate tutto in anticipo, assicuratevi che tutti i collaboratori siano pronti e ben organizzati, fate telefonate di conferma e soprattutto verificate che non ci sia qualcuno che abbia bisogno di aiuto. Non abbiate paura di delegare, il tempo solitamente è il fattore più stressante e per risparmiarlo devono intervenire più persone: fate in modo che si occupino di quello che sanno fare meglio. Siate flessibili, accettate gli imprevisti e prevedete come affrontarli senza stressarvi: i problemi si presentano abbastanza puntualmente ma un manager calmo e tranquillo fa la differenza in qualsiasi contesto.

Nel prossimo appuntamento affronteremo tutti gli aspetti riguardanti la comunicazione dell’evento, a presto!

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Giorgia Calcagni
Laurea in comunicazione d’impresa con 15 anni di esperienza nella comunicazione above e below the line. Ha lavorato tra gli altri per Sipra, Richard Ginori e Regione Marche
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