Organizzare un evento: la comunicazione di un evento

Siamo partiti dall’ideazione di un evento, siamo passati alla sua concretizzazione, e ora dedichiamo quest’ultima parte a tutto ciò che riguarda la Comunicazione di un evento.

A seconda del budget a disposizione e dell’entità dell’evento, pensate ad una campagna che comprenda tutti o solo alcuni media quali tv, stampa, radio, affissioni, volantinaggio, web. In ogni caso individuate con precisione quali sono le parole chiave e utilizzatele nei testi, messaggi e comunicati.

– Inviti

Partite con un bell’invito formale, diciamo ufficiale, per media e giornalisti da inviare con il giusto anticipo affinché possano inserirlo nel loro piano editoriale: da due settimane  prima se si tratta di piccoli eventi fino a un mese prima si si tratta di eventi di grande richiamo. A seguire mandate l’invito a tutto il vostro target: considerate sia inviti di tipo classico che quelli via internet (email, newsletter, social media). Contattate personalmente chi assolutamente non dovrà mancare: se necessario coinvolgete dei testimonial.

– Comunicato stampa

  • Individuate la NOVITA’: rimane sempre uno degli elementi più importanti di una notizia e i giornalisti ne saranno attratti. Naturalmente va evidenziato in tutte le comunicazioni e soprattutto nel comunicato stampa
  • Nella redazione del comunicato pensate a come lo scriverebbe un giornalista e fatelo il più somigliante possibile ad un articolo con i punti di forza evidenziati subito nel titolo, sottotitolo e nell’attacco
  • Tenete conto dei ritmi di chiusura dei vari media: il quotidiano ad esempio lavora un giorno per il successivo, il settimanale chiude diversi giorni prima di uscire mentre un mensile chiude anche un mese prima. Mandate i comunicati pianificando con esattezza quando e a chi mandarli.
  • Non utilizzare mai mail generiche per inviare i comunicati, non verranno letti: contattate telefonicamente il giornalista e scrivete agli indirizzi personali

– Comunicazione sul web

  • Partite da un sito fatto bene con contenuti originali, emozionali, belle foto e video brevi.
  • Scrivete chiaro, poco, incisivo, con termini semplici ed appropriati
  • I titoli hanno estrema importanza: anche una domanda può funzionare bene
  • I testi devono essere chiari, concisi, contenere liste: le prime parole che userete sono fondamentali e faranno in modo che il lettore arrivi in fondo
  • Inserire link riconoscibili, significativi, soprattutto verificate siano corretti
  • Ricordate che una foto vale più di mille parole
  • Lasciate la possibilità agli utenti di scrivere commenti: otterrete un grande coinvolgimento

– Social media 

Aprite gli account che vi servono, scegliete un hashtag ufficiale: vi supporterà durante il live e vi permetterà in fase post-evento di analizzare il lavoro. Controllate e monitorate regolarmente cosa si dice on line del vostro evento: coinvolgete e delegate le persone giuste. Stimolate la condivisione dei post, ritwittate chi parla di voi.
Create una gallery foto/video appena sarà terminato l’evento in modo che le persone saranno ancora calde emotivamente. Se è stato un evento “professional” condividete anche la presentazione dei relatori attraverso slideshare (inserendo anche il logo dell’evento). Non abbandonate le pagine al termine dell’evento e mantenete il coinvolgimento della community in vista di un prossimo appuntamento.

A questo punto direi che siamo giunti alla conclusione di questo breve percorso intorno all’organizzazione di un evento: e voi? Avete iniziato a raccontare il vostro evento? Il momento giusto per iniziare è proprio quando iniziate a progettarlo.

Condividete con noi le vostre esperienze e se avete bisogno di un supporto per organizzare il vostro prossimo evento scriveteci!

 

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Giorgia Calcagni
Laurea in comunicazione d’impresa con 15 anni di esperienza nella comunicazione above e below the line. Ha lavorato tra gli altri per Sipra, Richard Ginori e Regione Marche
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